0
Корзина
Ваша корзина пуста
Интернет-магазин банковского и офисного оборудования
Корзина
Корзина:
0 шт. 0 руб.
Ваш город:
Москва
Ваш город
Москва?
Нет
Да
Изменить город
×
МЫ ДОСТАВЛЯЕМ ПО ВСЕЙ РОССИИ!
Санкт-Петербург
Москва
Казань
Екатеринбург
Омск
Воронеж
Иркутск
Краснодар
Красноярск
Нижний Новгород
Новосибирск
Ростов-на-Дону
Самара
Тюмень
Хабаровск
Ярославль
Уфа
Брянск
Сочи
Владивосток
Волгоград
Пермь
Челябинск
Саратов
Тольятти
Астрахань
Пенза
Рязань
Кемерово
Оренбург
Махачкала
Томск
Ульяновск
Барнаул
Ижевск
Киров
Ставрополь
Калининград
Владимир
Белгород
Тула
Нижний Тагил
Архангельск
Чита
Калуга
Симферополь
Череповец
Саранск
Мурманск
Кострома
Таганрог
Новороссийск
Йошкар-Ола
Тамбов
Муром
Курган
8 (800) 505-17-42
(Звонок по России бесплатный)
0

Как полностью уничтожать документы

17.11.2020
Как полностью уничтожать документы
Как полностью уничтожать документы

Деловая документация – важная часть организационной работы любого предприятия или офиса. С годами устаревших документов и журналов в архивах скапливается все больше, но, несмотря на то, что их содержимое становится неактуальным большинство бумаг нельзя просто взять и выкинуть в мусор. При этом нарушение существующих правил утилизации может угрожать организации солидными штрафами, утечкой важной информации. Мы предлагаем современное, эффективное оборудование, которое обеспечит полное уничтожение документов из разных материалов.

Зачем нужно утилизировать деловые бумаги

Большинство документов, создаваемых в процессе делопроизводства и бухгалтерской деятельности организации, содержат конфиденциальные сведения. Это могут быть личные данные сотрудников, информация, представляющая коммерческую тайну, а также другие не менее важные для компании данные. Перечень таких документов, сроки их хранения, правила утилизации определяются нормативными документами, разработанными на основании Федерального Закона № 125– ФЗ.

Также речь может идти о секретных документах государственной важности. Поэтому долг любого руководителя – не допустить попадания такой информации в открытый доступ и стать известной конкурентам или недоброжелателям.

Документация, используемая в делопроизводстве и бухгалтерии, делится на следующие категории:

  • не требующая хранения;
  • для хранения в течение определенного времени;
  • не подлежащая утилизации.

Бумаги, нуждающиеся в постоянном или временном хранении, складируются в специально оборудованных помещениях до момента уничтожения или сдачи в муниципальный архив.

Что подлежит уничтожению

Основной критерий, определяющий возможность уничтожения деловых документов – правильно установленный срок, на протяжении которого требуется обеспечивать их сохранность. При этом следует учесть основное правило расчета: утилизации подлежат дела, сроки хранения которых истекли до 1 января, наступившего календарного года. То есть после 01.01.2020 года можно уничтожить архивные бумаги, с истекшим сроком в 2019г.

Во избежание ошибок перед процессом утилизации ответственным лицам следует сверить длительность хранения с официальным перечнем, который утвержден приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019г.

Также утилизации подлежат диски CD, DVD и другие электронные носители информации. Выполняться эта работа может специализированными компаниями или с помощью специальных шредеров, предназначенных для измельчения компакт-дисков.

Правила уничтожения документации

Для выполнения всех требований процесса на предприятии должна быть создана экспертная комиссия, в обязанности которой входит проведение оценочной экспертизы. Ее члены определяют не только соблюдение сроков хранения, но и возможную научную, производственную или историческую важность, необходимость документов для дальнейшей работы.

Состав и обязанности экспертной комиссии

После принятия решения о создании такой комиссии руководством компании определяется ее состав, подтвержденный официальным приказом. Председателем ЭК может быть утвержден первый руководитель или один из его заместителей по общим вопросам и делопроизводству.

Так как комиссия – коллегиально-совещательный орган, то официально входящие в ее состав должностные лица имеют право только рекомендовать руководителю совершение тех или иных манипуляций с документами, оставляя за ним право приятия окончательного решения. В ЭК входят следующие специалисты:

  • по кадровому делопроизводству;
  • налоговой, бухгалтерской отчетности;
  • архивариус;
  • руководителей других профильных отделов.

Архивариусу предоставляется должность секретаря. Такой принцип подбора способствует созданию компетентной комиссии. Эксперты проводят ежегодный подбор документации на хранение или уничтожение. На предприятиях, являющихся частью комплектования государственного архива, члены ЭК сотрудничают с экспертно-проверочной комиссией госархива при согласовании архивных описей, внесению изменений сроков хранения деловых бумаг.

Особенности проведения первичной экспертизы

Во время первой экспертной оценки необходимо обследовать все материалы, скопившиеся за предыдущие годы. Эта работа состоит из нескольких этапов:

  1. Архивариус, а при его отсутствии делопроизводитель производит выделение документов, завершенных до начала текущего года.
  2. Отобранные материалы сортируются по годам. Ответственными за эту работу назначаются делопроизводители и архивариус.
  3. Члены комиссии исследуют отобранную документацию, после чего дают оценку в части представления ценности для организации. После получения статуса «Может быть уничтожено» работник архива проверяет документы на соответствие срокам хранения.
  4. Полученные результаты вносятся в опись дел и акт о назначении к утилизации.
  5. Выполняется согласование членами комиссии акта и описи, после чего материалы передаются на утверждение высшему руководству компании.

После окончательного согласования для документации, предназначенной для уничтожения, организуется утилизация. Результаты каждого заседания оформляются протоколом.

Процесс уничтожения документов

На основании принятого решения производится уничтожение указанных материалов. Категорически запрещается отправлять материалы на свалку или использовать в качестве черновика. Утилизация может быть осуществлена методом сжигания, химической обработки или измельчения, при этом в последнем случае восстановление документов должно быть недопустимым.

В некоторых случаях на основании заключенного договора возмездных услуг к работе привлекаются организации, специализирующиеся на утилизации документации. Для этого стороны заключают соглашение, устанавливающее обязанности и права исполнителя и заказчика. Работы могут выполняться в присутствии уполномоченного представителя заказчика.

Наиболее простой и востребованный способ ликвидации скопившейся макулатуры ¬– ее уничтожение своими силами. Как правило, для этого организации достаточно иметь мощный шредер, который моментально измельчит бумагу в мелкую крошку.

При утилизации бумажного архива своими силами подтверждение оформляется актом по факту уничтожения документации.

Какими функциями должен обладать шредер

Использование шредера (офисного измельчителя бумаги) помогает компаниям самостоятельно ликвидировать документы с истекшим сроком хранения. Это гарантирует для 100%-ную утилизацию и полное сохранение конфиденциальности информации, представляющей коммерческую тайну.

Функционал и производительность техники зависит от следующих характеристик:

  • мощность – влияет на объемы и скорость резки бумаги;
  • тип шредера – персональный, офисный, архивный;
  • предназначение – для бумаги, пленочных, электронных, оптических носителей и жестких дисков;
  • способ резки – перекрестная, продольная.

Большое внимание потребители уделяют уровню секретности шредера. Ведь чем мельче нарезаны бумажные или пластиковые носители, тем меньше возможностей на восстановление документов. Этим требованиям лучше всего соответствуют уничтожители со степенью безопасности от 4 до 7 по международному стандарту DIN. Например, шредеры производства компаний Fellowes, Jinpex, Гелеос, представленные в нашем каталоге. Также рекомендуем большой выбор моделей с перекрестным методом резки, такие как Гелеос УА92-7 – надежный и мощный аппарат с высшим уровнем секретности или компактный Шредер Powershred® P-35C отлично подходящий для персонального применения.

У нас вы можете выбрать и заказать шредеры и другую оргтехнику для дома и офиса от самых известных брендов. Все предлагаемые модели сертифицированы, имеют гарантию производителя.

Читайте также
Банк ВТБ модернизирует свои банкоматы
30.04.2021
Банк ВТБ модернизирует свои банкоматы...

На смену "обычным" придут бесконтактные АТМ....

Татьяна Александрова: "Качество сортировки банкнот улучшилось".
26.04.2021
Татьяна Александрова: "Качество сор...

В ЦБ за 2020 год было проверено более 101 тысячи пачек банкнот....

Сервис по снятию наличных в кассах магазинов оказался востребованным
16.04.2021
Сервис по снятию наличных в кассах магаз...

Средний чек по итогам 2020 года составил чуть более двух тысяч рублей....

НСПК запустила "СБПэй"
09.04.2021
НСПК запустила "СБПэй"...

Приложение разработано специально для Системы быстрых платежей....

Центробанк сообщил об отзыве трех лицензий
02.04.2021
Центробанк сообщил об отзыве трех лиценз...

Будут закрыты Геобанк, Майкопбанк и небанковская организация РИБ....

Российские банкноты модернизируют
26.03.2021
Российские банкноты модернизируют...

Новый дизайн уже разработан и одобрен советом директоров ЦБ РФ....

ЦБ установит монетоприемники
21.03.2021
ЦБ установит монетоприемники...

В скором времени стартует проект ЦБ по сбору монет у населения....

Отозваны лицензии у нескольких банков
12.03.2021
Отозваны лицензии у нескольких банков...

Все закрытые кредитные организации систематически нарушали законы....

Поздравляем с наступающим праздником весны!
05.03.2021
Поздравляем с наступающим праздником вес...

Будьте счастливы и любимы!

Будьте, пожалуйста, бдительны!
02.03.2021
Будьте, пожалуйста, бдительны!...

От лица нашей компании действуют мошенники!...

Биометрические данные можно будет сдать в МФЦ
26.02.2021
Биометрические данные можно будет сдать ...

Новая опция стала доступна гражданам с первого января 2021 г. ...

С Днем защитника Отечества!
20.02.2021
С Днем защитника Отечества!...

Команда Mbox поздравляет с наступающим праздником!...

Татьяна Бакальчук выкупила банк "Стандарт-кредит"
12.02.2021
Татьяна Бакальчук выкупила банк "Ст...

Гендиректор Wildberries планирует с помощью банка реализовывать карточ...

Итоги пандемии: меньше наличных, больше мобильного банкинга
05.02.2021
Итоги пандемии: меньше наличных, больше ...

Почти половина граждан резко сократила использование бумажных денег во...

Дебетовые карты оценили по критерию доходности
28.01.2021
Дебетовые карты оценили по критерию дохо...

"Карта №1 Ultra" банка "Восточный" - самая "в...

QR-платежи в РФ так и не стали популярными
22.01.2021
QR-платежи в РФ так и не стали популярны...

Глава Visa в РФ считает эту стадию развития рынка уже пройденной....

Новое достижение от Сбера - диагностика Covid-19
15.01.2021
Новое достижение от Сбера - диагностика ...

Голосовой тест от Сбера на коронавирус уже испытан более чем на 1000 о...

С наступающим Новым Годом!
29.12.2020
С наступающим Новым Годом!...

Здоровья, мира, благополучия!

С 2021 года в крупных кредитных организациях РФ будут работать роботы-"психологи"
24.12.2020
С 2021 года в крупных кредитных организа...

Новые "работники" будут выявлять потребности клиента и"...

Крупные банки переведут половину карт в цифровой формат
18.12.2020
Крупные банки переведут половину карт в ...

В частности, такие планы есть у Сбербанка и банка ВТБ....

Банки "Финтех" и "Онего" закрыты в связи с нарушением законодательства
11.12.2020
Банки "Финтех" и "Онего&q...

Организации занимали 241 и 308 места соответственно по размеру активов...

У Дом-Банка отозвана лицензия
04.12.2020
У Дом-Банка отозвана лицензия...

Руководством банка принято решение о добровольной ликвидации....

До 9 % банков лишатся лицензии в течение года
24.11.2020
До 9 % банков лишатся лицензии в течение...

Уход с рынка "мелких" игроков будет связан с завершением сро...

Данные из ЕБС будут использоваться в ритейле
20.11.2020
Данные из ЕБС будут использоваться в рит...

Несколько онлайн-платформ уже тестируют "биометрический" реж...

Сбербанку - 179 лет!
12.11.2020
Сбербанку - 179 лет!

12 ноября один из ведущих банков в РФ празднует день рождения!...

Граждане РФ вновь отдают предпочтение наличным
06.11.2020
Граждане РФ вновь отдают предпочтение на...

Спрос на бумажные купюры - не только российская, но и общемировая тенд...

Прогноз эксперта: доллар будет продаваться по 85 рублей к концу года
30.10.2020
Прогноз эксперта: доллар будет продавать...

Согласно последним данным, доллар сейчас стоит около 79 рублей., евро ...

В Раффайзенбанке провели опрос - проверку на знание купюр РФ
23.10.2020
В Раффайзенбанке провели опрос - проверк...

Большинство россиян не помнит, как выглядят бумажные деньги...

ЦБ "проработает вопрос" с цифровым рублем
16.10.2020
ЦБ "проработает вопрос" с цифр...

К работе над российской цифровой валютой привлекут финансовых эксперто...

Отозваны лицензии у двух банков
09.10.2020
Отозваны лицензии у двух банков...

Прекращают свою работу Банк "Прохладный" и Банк "Майски...

В Amazon предпочли идентификацию по ладони
30.09.2020
В Amazon предпочли идентификацию по ладо...

Данный биометрический способ был выбран из соображений безопасности....

Visa вводит изменения по конвертации валют
28.08.2020
Visa вводит изменения по конвертации вал...

С 2021 года вступят в силу новые правила конвертации иностранных валют...

Оборот фальшивых купюр вырос на шесть процентов
19.08.2020
Оборот фальшивых купюр вырос на шесть пр...

Самой подделываемой по-прежнему остается пятитысячная банкнота....

Московский Оргбанк прекращает свою работу в связи с отзывом лицензии
11.08.2020
Московский Оргбанк прекращает свою работ...

Клиентов банка попросили закрыть вклады и счета до первого сентября 20...

Центробанк аннулировал лицензии у двух кредитных организаций
17.07.2020
Центробанк аннулировал лицензии у двух к...

Банки "Кузнецкий мост" и Проминвестбанк с 17 июля прекращают...

В России доля наличных достигла рекордных показателей
10.07.2020
В России доля наличных достигла рекордны...

На начало июля объем "бумажных денег", находящихся в обращен...