0
Корзина
Ваша корзина пуста
Интернет-магазин банковского и офисного оборудования
Корзина
Корзина:
0 шт. 0 руб.
0
Ваш город:
Москва
Ваш город
Москва?
Нет
Да
Изменить город
×
МЫ ДОСТАВЛЯЕМ ПО ВСЕЙ РОССИИ!
Санкт-Петербург
Москва
Казань
Екатеринбург
Омск
Воронеж
Иркутск
Краснодар
Красноярск
Нижний Новгород
Новосибирск
Ростов-на-Дону
Самара
Тюмень
Хабаровск
Ярославль
Уфа
Брянск
Сочи
Владивосток
Волгоград
Пермь
Челябинск
Саратов
Тольятти
Астрахань
Пенза
Рязань
Кемерово
Оренбург
Махачкала
Томск
Ульяновск
Барнаул
Ижевск
Киров
Ставрополь
Калининград
Владимир
Белгород
Тула
Нижний Тагил
Архангельск
Чита
Калуга
Симферополь
Череповец
Саранск
Мурманск
Кострома
Таганрог
Новороссийск
Йошкар-Ола
Тамбов
Муром
Курган
8 (800) 505-17-42
(Звонок по России бесплатный)
0

Как полностью уничтожать документы

17.11.2020
Как полностью уничтожать документы
Как полностью уничтожать документы

Деловая документация – важная часть организационной работы любого предприятия или офиса. С годами устаревших документов и журналов в архивах скапливается все больше, но, несмотря на то, что их содержимое становится неактуальным большинство бумаг нельзя просто взять и выкинуть в мусор. При этом нарушение существующих правил утилизации может угрожать организации солидными штрафами, утечкой важной информации. Мы предлагаем современное, эффективное оборудование, которое обеспечит полное уничтожение документов из разных материалов.

Зачем нужно утилизировать деловые бумаги

Большинство документов, создаваемых в процессе делопроизводства и бухгалтерской деятельности организации, содержат конфиденциальные сведения. Это могут быть личные данные сотрудников, информация, представляющая коммерческую тайну, а также другие не менее важные для компании данные. Перечень таких документов, сроки их хранения, правила утилизации определяются нормативными документами, разработанными на основании Федерального Закона № 125– ФЗ.

Также речь может идти о секретных документах государственной важности. Поэтому долг любого руководителя – не допустить попадания такой информации в открытый доступ и стать известной конкурентам или недоброжелателям.

Документация, используемая в делопроизводстве и бухгалтерии, делится на следующие категории:

  • не требующая хранения;
  • для хранения в течение определенного времени;
  • не подлежащая утилизации.

Бумаги, нуждающиеся в постоянном или временном хранении, складируются в специально оборудованных помещениях до момента уничтожения или сдачи в муниципальный архив.

Что подлежит уничтожению

Основной критерий, определяющий возможность уничтожения деловых документов – правильно установленный срок, на протяжении которого требуется обеспечивать их сохранность. При этом следует учесть основное правило расчета: утилизации подлежат дела, сроки хранения которых истекли до 1 января, наступившего календарного года. То есть после 01.01.2020 года можно уничтожить архивные бумаги, с истекшим сроком в 2019г.

Во избежание ошибок перед процессом утилизации ответственным лицам следует сверить длительность хранения с официальным перечнем, который утвержден приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019г.

Также утилизации подлежат диски CD, DVD и другие электронные носители информации. Выполняться эта работа может специализированными компаниями или с помощью специальных шредеров, предназначенных для измельчения компакт-дисков.

Правила уничтожения документации

Для выполнения всех требований процесса на предприятии должна быть создана экспертная комиссия, в обязанности которой входит проведение оценочной экспертизы. Ее члены определяют не только соблюдение сроков хранения, но и возможную научную, производственную или историческую важность, необходимость документов для дальнейшей работы.

Состав и обязанности экспертной комиссии

После принятия решения о создании такой комиссии руководством компании определяется ее состав, подтвержденный официальным приказом. Председателем ЭК может быть утвержден первый руководитель или один из его заместителей по общим вопросам и делопроизводству.

Так как комиссия – коллегиально-совещательный орган, то официально входящие в ее состав должностные лица имеют право только рекомендовать руководителю совершение тех или иных манипуляций с документами, оставляя за ним право приятия окончательного решения. В ЭК входят следующие специалисты:

  • по кадровому делопроизводству;
  • налоговой, бухгалтерской отчетности;
  • архивариус;
  • руководителей других профильных отделов.

Архивариусу предоставляется должность секретаря. Такой принцип подбора способствует созданию компетентной комиссии. Эксперты проводят ежегодный подбор документации на хранение или уничтожение. На предприятиях, являющихся частью комплектования государственного архива, члены ЭК сотрудничают с экспертно-проверочной комиссией госархива при согласовании архивных описей, внесению изменений сроков хранения деловых бумаг.

Особенности проведения первичной экспертизы

Во время первой экспертной оценки необходимо обследовать все материалы, скопившиеся за предыдущие годы. Эта работа состоит из нескольких этапов:

  1. Архивариус, а при его отсутствии делопроизводитель производит выделение документов, завершенных до начала текущего года.
  2. Отобранные материалы сортируются по годам. Ответственными за эту работу назначаются делопроизводители и архивариус.
  3. Члены комиссии исследуют отобранную документацию, после чего дают оценку в части представления ценности для организации. После получения статуса «Может быть уничтожено» работник архива проверяет документы на соответствие срокам хранения.
  4. Полученные результаты вносятся в опись дел и акт о назначении к утилизации.
  5. Выполняется согласование членами комиссии акта и описи, после чего материалы передаются на утверждение высшему руководству компании.

После окончательного согласования для документации, предназначенной для уничтожения, организуется утилизация. Результаты каждого заседания оформляются протоколом.

Процесс уничтожения документов

На основании принятого решения производится уничтожение указанных материалов. Категорически запрещается отправлять материалы на свалку или использовать в качестве черновика. Утилизация может быть осуществлена методом сжигания, химической обработки или измельчения, при этом в последнем случае восстановление документов должно быть недопустимым.

В некоторых случаях на основании заключенного договора возмездных услуг к работе привлекаются организации, специализирующиеся на утилизации документации. Для этого стороны заключают соглашение, устанавливающее обязанности и права исполнителя и заказчика. Работы могут выполняться в присутствии уполномоченного представителя заказчика.

Наиболее простой и востребованный способ ликвидации скопившейся макулатуры ¬– ее уничтожение своими силами. Как правило, для этого организации достаточно иметь мощный шредер, который моментально измельчит бумагу в мелкую крошку.

При утилизации бумажного архива своими силами подтверждение оформляется актом по факту уничтожения документации.

Какими функциями должен обладать шредер

Использование шредера (офисного измельчителя бумаги) помогает компаниям самостоятельно ликвидировать документы с истекшим сроком хранения. Это гарантирует для 100%-ную утилизацию и полное сохранение конфиденциальности информации, представляющей коммерческую тайну.

Функционал и производительность техники зависит от следующих характеристик:

  • мощность – влияет на объемы и скорость резки бумаги;
  • тип шредера – персональный, офисный, архивный;
  • предназначение – для бумаги, пленочных, электронных, оптических носителей и жестких дисков;
  • способ резки – перекрестная, продольная.

Большое внимание потребители уделяют уровню секретности шредера. Ведь чем мельче нарезаны бумажные или пластиковые носители, тем меньше возможностей на восстановление документов. Этим требованиям лучше всего соответствуют уничтожители со степенью безопасности от 4 до 7 по международному стандарту DIN. Например, шредеры производства компаний Fellowes, Jinpex, Гелеос, представленные в нашем каталоге. Также рекомендуем большой выбор моделей с перекрестным методом резки, такие как Гелеос УА92-7 – надежный и мощный аппарат с высшим уровнем секретности или компактный Шредер Powershred® P-35C отлично подходящий для персонального применения.

У нас вы можете выбрать и заказать шредеры и другую оргтехнику для дома и офиса от самых известных брендов. Все предлагаемые модели сертифицированы, имеют гарантию производителя.

Читайте также
Когда нужен счетчик-сортировщик для денег?
16.07.2021
Когда нужен счетчик-сортировщик для дене...

Счетчик-сортировщик значительно упрощает пересчет наличности. Устройст...

Как правильно выбрать счетчик банкнот
01.07.2021
Как правильно выбрать счетчик банкнот...

Счетчик банкнот – специальное оборудование для быстрого и точного пере...

Сравнение детекторов Moniron Dec Multi и Mbox AMD-30s
23.03.2021
Сравнение детекторов Moniron Dec Multi и...

Автоматические детекторы – это устройство, которое проверяет подлиннос...

Как уничтожить компакт или DVD диск: простые и сложные способы
15.03.2021
Как уничтожить компакт или DVD диск: про...

В последнее время популярность набирают цифровые носители информации. ...

Как выбрать очиститель воздуха для аллергиков?
10.03.2021
Как выбрать очиститель воздуха для аллер...

Воздухоочистители для аллергиков снабжены разнообразными фильтрами. И ...

Выбираем депозитный сейф
02.02.2021
Выбираем депозитный сейф...

Производителями разработано много конструкций сейфов, предназначенных ...

Сравнение шредеров Fellowes и Intimus
02.02.2021
Сравнение шредеров Fellowes и Intimus...

Утилизация бумаг с помощью нарезки в шредерах помогает избежать огромн...

Рециркулятор воздуха бактерицидный MBox ARIA-45UV и обеззараживатель воздуха MBox PO-200 UV: познакомимся ближе.
02.02.2021
Рециркулятор воздуха бактерицидный MBox ...

В обеих моделях рециркуляторов, представленных в данной статье, хорошо...

Что такое подставки для ног и зачем их использовать
21.11.2020
Что такое подставки для ног и зачем их и...

Независимо от того работаете ли вы дома или в офисе, грамотная организ...

Уход за увлажнителем воздуха: советы, инструкции
19.11.2020
Уход за увлажнителем воздуха: советы, ин...

Независимо от того работаете ли вы дома или в офисе, грамотная организ...

Как полностью уничтожать документы
17.11.2020
Как полностью уничтожать документы...

Деловая документация – важная часть организационной работы любого пред...

Выбираем очиститель воздуха: для квартиры, офиса, школы, производства
02.06.2020
Выбираем очиститель воздуха: для квартир...

На российском рынке представлено огромное количество различных приборо...

Тест по удалению спор грибов очистителями воздуха TIVEIL
15.04.2020
Тест по удалению спор грибов очистителям...

Используемый воздухоочиститель: TIVEIL VL 40 И VR 400

Реж...

Как выбрать сортировщик монет?
02.08.2019
Как выбрать сортировщик монет?...

Пересчет, сортировка, отбраковка и упаковка монет вручную – раб...

Как выбрать шредер для офиса?
30.07.2019
Как выбрать шредер для офиса?...

Сложно представить современные компании без уничтожителей бумаг. Во вс...

Рейтинг лучших детекторов банкнот
15.07.2019
Рейтинг лучших детекторов банкнот...

Обнаружить фальшивую купюру без использования специальных приборов дос...

Онлайн-касса для ООО
18.07.2018
Онлайн-касса для ООО

Всем опытным и начинающим предпринимателям известен Федеральный закон ...

Онлайн-касса для ИП: выбираем и покупаем
20.06.2018
Онлайн-касса для ИП: выбираем и покупаем...

В 2017 году было принято решение об обязательном переходе всех ИП на о...

Виды детекторов и их отличия
18.04.2018
Виды детекторов и их отличия...

Эффективным методом для определения поддельных денежных купюр является...

Все об он-лайн кассах
12.04.2018
Все об он-лайн кассах

Современный вид ККТ – онлайн-кассы представляют собой аппараты, фиксир...

Виды сортировщиков банкнот и критерии выбора
04.04.2018
Виды сортировщиков банкнот и критерии вы...

Значительно упростить и ускорить работу с деньгами позволяют сортиров...

Виды сортировщиков монет
28.03.2018
Виды сортировщиков монет...

Сортировка монет может занимать много времени. Сэкономить последнее по...

Мы будем проверять теперь по-новому!
10.12.2015
Мы будем проверять теперь по-новому!...

Представляем вашему вниманию уникальную новинку, дополнившую серию дет...