Деловая документация – важная часть организационной работы любого предприятия или офиса. С годами устаревших документов и журналов в архивах скапливается все больше, но, несмотря на то, что их содержимое становится неактуальным большинство бумаг нельзя просто взять и выкинуть в мусор. При этом нарушение существующих правил утилизации может угрожать организации солидными штрафами, утечкой важной информации. Мы предлагаем современное, эффективное оборудование, которое обеспечит полное уничтожение документов из разных материалов.
Большинство документов, создаваемых в процессе делопроизводства и бухгалтерской деятельности организации, содержат конфиденциальные сведения. Это могут быть личные данные сотрудников, информация, представляющая коммерческую тайну, а также другие не менее важные для компании данные. Перечень таких документов, сроки их хранения, правила утилизации определяются нормативными документами, разработанными на основании Федерального Закона № 125– ФЗ.
Также речь может идти о секретных документах государственной важности. Поэтому долг любого руководителя – не допустить попадания такой информации в открытый доступ и стать известной конкурентам или недоброжелателям.
Документация, используемая в делопроизводстве и бухгалтерии, делится на следующие категории:
Бумаги, нуждающиеся в постоянном или временном хранении, складируются в специально оборудованных помещениях до момента уничтожения или сдачи в муниципальный архив.
Основной критерий, определяющий возможность уничтожения деловых документов – правильно установленный срок, на протяжении которого требуется обеспечивать их сохранность. При этом следует учесть основное правило расчета: утилизации подлежат дела, сроки хранения которых истекли до 1 января, наступившего календарного года. То есть после 01.01.2020 года можно уничтожить архивные бумаги, с истекшим сроком в 2019г.
Во избежание ошибок перед процессом утилизации ответственным лицам следует сверить длительность хранения с официальным перечнем, который утвержден приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019г.
Также утилизации подлежат диски CD, DVD и другие электронные носители информации. Выполняться эта работа может специализированными компаниями или с помощью специальных шредеров, предназначенных для измельчения компакт-дисков.
Для выполнения всех требований процесса на предприятии должна быть создана экспертная комиссия, в обязанности которой входит проведение оценочной экспертизы. Ее члены определяют не только соблюдение сроков хранения, но и возможную научную, производственную или историческую важность, необходимость документов для дальнейшей работы.
После принятия решения о создании такой комиссии руководством компании определяется ее состав, подтвержденный официальным приказом. Председателем ЭК может быть утвержден первый руководитель или один из его заместителей по общим вопросам и делопроизводству.
Так как комиссия – коллегиально-совещательный орган, то официально входящие в ее состав должностные лица имеют право только рекомендовать руководителю совершение тех или иных манипуляций с документами, оставляя за ним право приятия окончательного решения. В ЭК входят следующие специалисты:
Архивариусу предоставляется должность секретаря. Такой принцип подбора способствует созданию компетентной комиссии. Эксперты проводят ежегодный подбор документации на хранение или уничтожение. На предприятиях, являющихся частью комплектования государственного архива, члены ЭК сотрудничают с экспертно-проверочной комиссией госархива при согласовании архивных описей, внесению изменений сроков хранения деловых бумаг.
Во время первой экспертной оценки необходимо обследовать все материалы, скопившиеся за предыдущие годы. Эта работа состоит из нескольких этапов:
После окончательного согласования для документации, предназначенной для уничтожения, организуется утилизация. Результаты каждого заседания оформляются протоколом.
На основании принятого решения производится уничтожение указанных материалов. Категорически запрещается отправлять материалы на свалку или использовать в качестве черновика. Утилизация может быть осуществлена методом сжигания, химической обработки или измельчения, при этом в последнем случае восстановление документов должно быть недопустимым.
В некоторых случаях на основании заключенного договора возмездных услуг к работе привлекаются организации, специализирующиеся на утилизации документации. Для этого стороны заключают соглашение, устанавливающее обязанности и права исполнителя и заказчика. Работы могут выполняться в присутствии уполномоченного представителя заказчика.
Наиболее простой и востребованный способ ликвидации скопившейся макулатуры ¬– ее уничтожение своими силами. Как правило, для этого организации достаточно иметь мощный шредер, который моментально измельчит бумагу в мелкую крошку.
При утилизации бумажного архива своими силами подтверждение оформляется актом по факту уничтожения документации.
Использование шредера (офисного измельчителя бумаги) помогает компаниям самостоятельно ликвидировать документы с истекшим сроком хранения. Это гарантирует для 100%-ную утилизацию и полное сохранение конфиденциальности информации, представляющей коммерческую тайну.
Функционал и производительность техники зависит от следующих характеристик:
Большое внимание потребители уделяют уровню секретности шредера. Ведь чем мельче нарезаны бумажные или пластиковые носители, тем меньше возможностей на восстановление документов. Этим требованиям лучше всего соответствуют уничтожители со степенью безопасности от 4 до 7 по международному стандарту DIN. Например, шредеры производства компаний Fellowes, Jinpex, Гелеос, представленные в нашем каталоге. Также рекомендуем большой выбор моделей с перекрестным методом резки, такие как Гелеос УА92-7 – надежный и мощный аппарат с высшим уровнем секретности или компактный Шредер Powershred® P-35C отлично подходящий для персонального применения.
У нас вы можете выбрать и заказать шредеры и другую оргтехнику для дома и офиса от самых известных брендов. Все предлагаемые модели сертифицированы, имеют гарантию производителя.